12 bước từ chẩn đoán đến vận hành

Dữ liệu nội bộ. Báo cáo chẩn đoán và gói giải pháp doanh nghiệp đã chọn ở Bước 1.

Họp với đội Kỹ thuật. Ước lượng sơ bộ: công cụ, hạ tầng, nhân sự và thời gian triển khai dự kiến.

Phối hợp Pháp chế & Kinh doanh. Hoàn thiện bản đề xuất chiến lược chuyển đổi số và dự thảo hợp đồng thương mại.

Trình bày với Ban lãnh đạo & quản lý. Trình bày báo cáo chẩn đoán và đề xuất; làm rõ bức tranh vận hành tương lai (To-Be).

Phản biện & thống nhất hướng đi. Lắng nghe phản hồi, giải đáp lo ngại về công nghệ hoặc khả năng thích ứng của nhân sự.

Thảo luận dự thảo hợp đồng. Trao đổi điều khoản thương mại, lộ trình thanh toán, phạm vi trách nhiệm, cam kết bảo mật.

Báo cáo giải pháp chính thức. Sơ đồ dòng chảy công việc tương lai (To-Be) và phương án kỹ thuật đã chốt.

Lộ trình & dự toán. Các mốc thời gian, kết quả bàn giao từng giai đoạn và bảng giá chi tiết.

Dự thảo hợp đồng hoàn thiện. Đã điều chỉnh theo thỏa thuận hai bên, sẵn sàng ký.

Bộ hồ sơ dự án. Báo cáo giải pháp, lộ trình, dự toán ngân sách và dự thảo hợp đồng hoàn thiện từ Bước 2.

Ký hợp đồng dịch vụ. Ký kết pháp lý dựa trên các điều khoản đã thống nhất.

Xác nhận gói giải pháp. Đóng dấu xác nhận phạm vi triển khai theo gói đã chọn.

Thanh toán đợt 1. Xuất hóa đơn / yêu cầu thanh toán và theo dõi khoản cọc đợt 1 đúng hợp đồng.

Hợp đồng đủ chữ ký, đóng dấu. Kèm chứng từ xác nhận thanh toán đợt 1 thành công.

Hợp đồng & nhân sự. Hợp đồng đã ký, sơ đồ tổ chức và danh sách nhân sự chính thức của doanh nghiệp.

Khởi tạo môi trường. Thiết lập Workspace riêng cho doanh nghiệp trên nền tảng Sellers Star.

Tạo tài khoản Admin & User. Cấp quyền quản trị cao nhất cho doanh nghiệp và tạo tài khoản cho toàn bộ nhân sự tham gia.

Thiết lập phân quyền. Cấu hình quyền truy cập, chỉnh sửa, phê duyệt bám sát sơ đồ tổ chức và dòng chảy công việc.

Hệ thống sẵn sàng hoạt động. Danh sách tài khoản kèm ma trận phân quyền chức năng chi tiết.

Hệ thống & khung lộ trình. Hệ thống đã khởi tạo và khung lộ trình tổng thể từ Bước 2.

Phụ lục hợp đồng kỹ thuật. Làm việc nội bộ với đội Kỹ thuật để cụ thể hóa tiêu chuẩn kỹ thuật bàn giao.

Họp khởi động (Kick-off). Công bố ban dự án hai bên, làm rõ vai trò phối hợp và quy chế làm việc.

Chốt timeline từng phòng ban. Lên lịch từng ngày/tuần với từng trưởng bộ phận để chủ động sắp xếp nhân sự.

Phụ lục kỹ thuật & Master Plan. Phụ lục hợp đồng kỹ thuật đã ký và kế hoạch chi tiết (Gantt Chart) được hai bên đồng thuận.

Kế hoạch & tài liệu. Kế hoạch triển khai và tài liệu hướng dẫn (User Guide) chuẩn hóa theo quy trình của doanh nghiệp.

Đào tạo đội Admin. Hướng dẫn sâu về tư duy, logic hệ thống, cách quản trị và xử lý thiết lập cơ bản.

Đào tạo người dùng cuối. Thực hành trực tiếp trên phần mềm theo đúng nghiệp vụ của từng phòng ban.

Biên bản, video & kết quả kiểm tra. Biên bản đào tạo, video ghi hình để xem lại và kết quả đánh giá mức độ tiếp thu (Pass test).

Hệ thống trống & dữ liệu thô. Hệ thống chưa có dữ liệu và các tệp dữ liệu thô từ Excel, phần mềm cũ của doanh nghiệp.

Cung cấp biểu mẫu chuẩn. Gửi file mẫu import và hướng dẫn cách điền dữ liệu.

Cùng làm sạch dữ liệu. Hỗ trợ bộ phận chuyên trách gom dữ liệu cũ vào biểu mẫu chuẩn.

Import & kiểm tra. Đẩy dữ liệu lên hệ thống mới và rà soát lỗi đồng bộ.

Dữ liệu nền tảng chính xác. Danh mục khách hàng, sản phẩm, nhân sự, tồn kho… đã đầy đủ trên hệ thống mới.

Hệ thống sẵn sàng. Hệ thống đã có dữ liệu chuẩn và nhân sự đã được đào tạo thao tác.

Chạy quy trình thực tế. Các phòng ban nhập liệu và xử lý ca làm việc thật trên hệ thống mới trong 1–2 tuần.

Theo dõi cùng Admin của doanh nghiệp. Đồng hành hằng ngày để kiểm tra nhân sự có chạy đúng luồng việc quy định không.

Nhật ký chạy thử nghiệm. Ghi nhận các điểm mượt mà và các lỗi phát sinh trong thực tế.

Nhật ký & yêu cầu điều chỉnh. Nhật ký chạy thử nghiệm và danh sách yêu cầu điều chỉnh từ doanh nghiệp.

Xử lý lỗi kỹ thuật. Phối hợp đội Kỹ thuật để sửa nhanh các lỗi vận hành phát sinh.

Điều chỉnh trường thông tin & luồng duyệt. Cấu hình lại hệ thống để phù hợp tối đa với thực tế của doanh nghiệp.

Đề xuất điều chỉnh bổ sung. Tư vấn các điểm nên tối ưu thêm ngoài dự kiến ban đầu (nếu có).

Hệ thống đã tối ưu. Biên bản xác nhận kết quả sửa đổi và cấu hình hệ thống.

Yêu cầu ngoài phạm vi. Danh sách tính năng / quy trình nằm ngoài phụ lục hợp đồng kỹ thuật ban đầu.

Xác nhận hạng mục phát sinh. Lập danh sách yêu cầu mới kèm lý do cần làm.

Báo giá chi phí bổ sung. Tính khối lượng công việc và gửi báo giá chi tiết để lãnh đạo duyệt (nếu có chi phí).

Phụ lục bổ sung. Phụ lục hợp đồng cho hạng mục phát sinh, hai bên đã ký duyệt.

Hệ thống ổn định. Hệ thống vận hành ổn định, không còn lỗi; các hạng mục phát sinh (nếu có) đã hoàn thành.

Đánh giá xác nhận. Doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận toàn bộ hệ thống hoạt động đúng cam kết.

Ký biên bản nghiệm thu kỹ thuật. Ký biên bản bàn giao hệ thống chính thức giữa hai bên.

Đóng dự án triển khai. Chuyển giao toàn quyền quản trị cho doanh nghiệp, thanh toán phần chi phí còn lại.

Biên bản nghiệm thu & chứng từ thanh toán. Biên bản ký đóng dấu hai bên và chứng từ xác nhận thanh toán đủ 100% giá trị hợp đồng.

Hồ sơ đã nghiệm thu. Hồ sơ dự án đã nghiệm thu và thông tin bàn giao sang bộ phận chăm sóc khách hàng.

Chuyển giao sang chăm sóc sau bán. Bàn giao lịch sử dự án để đội hỗ trợ tiếp tục bảo hành, bảo trì.

Review chỉ số sử dụng định kỳ. Họp 1 hoặc 3 tháng một lần để phân tích chỉ số sử dụng hệ thống của nhân sự.

Tư vấn nâng cấp & tối ưu quy trình. Dựa trên dữ liệu review để đề xuất cải tiến quy trình hoặc tính năng mới.

Báo cáo hiệu quả định kỳ. Đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống và đề xuất cải tiến, nâng cấp cho giai đoạn tiếp theo.